Čišćenje ureda koji radi non stop: smjene, pristup i kontrola

Ured koji nikad nije prazan mijenja cijelu logiku posla

Podrška radi u tri smjene. Razvoj ostaje do dva ujutro jer im je tim u drugoj vremenskoj zoni. Netko uvijek sjedi za nekim stolom.

Klasičan model ne radi.

Čišćenje ureda izvan radnog vremena u takvom prostoru ne znači doći kad svi odu, jer taj trenutak ne postoji. Znači naći, za svaki dio prostora zasebno, sat u kojem je taj dio najmanje zauzet, i tamo staviti posao.

Sanitarni čvorovi imaju svoju logiku, jer se koriste cijelo vrijeme i traže više kratkih obilazaka umjesto jednog dugog. Kuhinja i blagovaonica imaju vršno opterećenje oko podneva i navečer. Open space je najprazniji između tri i pet ujutro. Sobe za sastanke prazne su u pauzama između rezervacija.

Cijeli plan počiva na jednoj stvari: da netko sjedne s vama i pogleda kako prostor stvarno diše, a ne kako piše u opisu posla. Bez toga dobijete raspored koji izgleda uredno na papiru i smeta svima u praksi.

Noćna, jutarnja i dnevna smjena: što se stavlja u koju

U prostoru koji radi non stop obično se kombiniraju tri režima, a ne bira jedan.

Noćna smjena

Za bučne i prostorne poslove: strojno pranje podova, usisavanje velikih ploha, dubinsko pranje sanitarija, čišćenje kuhinje do kraja, pranje unutarnjih staklenih stijena.

Prednost je što nema nikoga i posao ide bez prekida. Nedostatak je što u prostoru koji nikad nije potpuno prazan ipak netko bude, pa se i noću radi po zonama.

Jutarnja smjena prije glavnog dolaska

Za ono što mora biti svježe kad ljudi dođu: brisanje radnih ploha, prazni koševi, dopuna potrošnog materijala, ulaz i recepcija, ogledala i staklo na vratima.

Ovo je smjena koja najviše utječe na dojam, jer prvo što zaposlenik i posjetitelj vide je stanje prostora u devet ujutro.

Dnevni obilazak

Za ono što se ne može odgoditi do noći: sanitarije, kuhinja nakon ručka, prosuta kava, brzo pospremanje sobe za sastanke između dva termina, koševi u prometnim zonama.

Ova osoba radi tiho, kratko i s minimalnom opremom. Nema kolica koja zveče niti usisavača u open spaceu u dva popodne.

Posao	Kada	Zašto tada
Strojno pranje podova	Noć	Buka i mokri pod
Usisavanje open spacea	Noć ili rano jutro	Buka
Dubinsko pranje sanitarija	Noć	Zatvara se prostorija
Radne plohe i koševi	Rano jutro	Dojam pri dolasku
Sanitarije, obilazak	Više puta danju	Stalna upotreba
Kuhinja nakon ručka	Rano poslijepodne	Vršno opterećenje
Sobe za sastanke	Između termina	Kratki prozori
Prozori i stijene	Vikend	Dug i vidljiv posao

Više o tome kako se slaže osnovni raspored po prostorijama pisali smo uz čišćenje ureda.

Kako se organizira čišćenje ureda izvan radnog vremena?

Prostor se podijeli na zone, a za svaku zonu odredi sat u kojem je najmanje zauzeta. Bučni i mokri poslovi idu u noćnu smjenu, poslovi koji stvaraju dojam u jutarnju prije dolaska ljudi, a sanitarije i kuhinja dobivaju kratke dnevne obilaske. Pristup, ključevi i evidencija dogovaraju se prije prvog termina.

Raspored se onda ispravlja nakon prva dva do tri tjedna, prema stvarnom ritmu prostora.

Pristup, ključevi i tko odgovara za što

Ovo je dio koji odlučuje hoće li suradnja funkcionirati, a najčešće se dogovori usmeno i onda se zaboravi.

Modeli pristupa

• Vlastiti ključ ili kartica. Najjednostavnije za rad noću. Traži jasno evidentirano izdavanje, imenovanu osobu koja je zadužena i pravilo o obveznoj prijavi gubitka istog dana.
• Pristup preko zaštitarske službe. Ekipa se javlja zaštitaru, koji otključava i zaključava. Sporije, ali za dio tvrtki jedini prihvatljiv model.
• Recepcija ili portir. U poslovnim zgradama najčešći model, uz najavu popisa osoba unaprijed.
• Pratnja zaposlenika. Za prostore s posebnim režimom, gdje netko iz tvrtke mora biti prisutan.

Alarm

Ako prostor ima alarm, dogovara se tko ga isključuje i uključuje, koji kod se koristi i što se radi kod lažne dojave. Kod nas taj kod zna najmanji mogući broj ljudi i mijenja se kad se mijenja sastav ekipe.

Popis osoba

Naručitelj dobiva imena ljudi koji ulaze u prostor. Ako mijenjamo osobu, javljamo unaprijed, ne na dan. Za prostore s pojačanim režimom moguć je stalan i imenovan tim, bez rotacije.

Što se zapisuje

• Vrijeme ulaska i izlaska.
• Tko je bio prisutan.
• Je li alarm bio uključen pri dolasku i pri odlasku.
• Sve neuobičajeno: otvoren prozor, curenje, oštećenje, upaljena oprema.

Taj zapis vrijedi objema stranama. Nama jer dokazuje što je odrađeno, vama jer imate trag o tome tko je i kada bio u prostoru.

Sigurnosni protokoli i povjerljivost

U uredu su podaci, oprema i tuđe stvari. Prigovor koji čujemo najčešće nije o kvaliteti čišćenja nego glasi: neugodno mi je da netko noću sam hoda po uredu.

To je opravdano i rješava se pravilima, ne uvjeravanjem.

Pravila koja vrijede kod nas

• Papiri na stolovima se ne pomiču, ne slažu i ne čitaju. Stol s papirima se briše oko njih ili se preskače, prema dogovoru.
• Ladice, ormari i police se ne otvaraju osim ako je to izričito dio opisa posla.
• Računala se ne diraju, ne isključuju i ne pomiču. Tipkovnice se brišu izvana, bez odspajanja.
• Koševi kod stolova se prazne, ali se sadržaj ne pregledava. Ako tvrtka ima poseban koš za povjerljivi otpad, on ide odvojenim putem koji tvrtka propisuje.
• Ne fotografira se u prostoru, osim kad naručitelj traži fotodokumentaciju određenog problema.
• Zaboravljene osobne stvari ostaju gdje jesu i prijavljuju se u zapisniku.

Zone s ograničenim pristupom

Serverske sobe, arhive, laboratoriji i prostorije s posebnim režimom rade se samo uz pratnju ili se izuzimaju iz opsega. To se definira na početku, popisom prostorija, a ne procjenom na licu mjesta.

Ugovorni okvir

Za tvrtke potpisujemo izjavu o povjerljivosti ako je tražena, dostavljamo popis osoba i izdajemo R1 račun uz plaćanje virmanom. Kod prostora s pojačanim režimom radimo s užim i stalnim timom. Sličan pristup primjenjujemo i u ordinacijama, gdje je povjerljivost dio same struke.

Zoniranje: kako se prostor dijeli

Zoniranje je alat kojim se veliki prostor pretvara u niz malih poslova s vlastitim ritmom.

Kriteriji podjele

• Promet. Ulaz, hodnici, dizala i sanitarije nose najviše prljavštine i traže najčešći ritam.
• Vidljivost. Recepcija, sobe za sastanke i staklene stijene stvaraju dojam prema van.
• Buka. Prostorije u kojima se ne smije raditi dok su ljudi u njima.
• Osjetljivost. Zone s ograničenim pristupom.
• Vlaga i higijena. Sanitarije i kuhinja, koji imaju svoj pribor.

Odvojeni pribor po zoni

Krpe i mopovi razvrstani po bojama, s pravilom koje se ne pregovara: pribor iz sanitarija nikad ne ide na kuhinju i na radne plohe. Ispiranje pod mlazom ne vraća krpu u čisto stanje.

Primjer podjele

Zona	Ritam	Termin
Ulaz i recepcija	Svaki dan	Rano jutro
Sanitarije	Više puta dnevno	Danju, uz noćno dubinsko
Kuhinja i blagovaonica	Svaki dan, više prolaza	Poslije ručka i noću
Open space	Svaki dan	Noć ili rano jutro
Sobe za sastanke	Između termina	Kratki prozori danju
Hodnici i dizala	Svaki dan	Noć
Serverska i arhiva	Rijetko, uz pratnju	Dogovoreno
Staklene stijene	Periodično	Vikend

Kod prostora s više etaža ili više najmoprimaca zoniranje se veže i na čišćenje stubišta i zajedničkih prostora, jer to obično plaća netko drugi.

Tihi rad: kako se čisti da nitko ne primijeti

U prostoru u kojem uvijek netko radi, buka je jednako važna kao rezultat. Zaposlenik na sastanku ne razlikuje dobro i loše čišćenje, ali savršeno razlikuje usisavač iza svojih leđa.

Oprema

• Usisavači niže razine buke za rad u prisutnosti ljudi.
• Ručni pribor umjesto strojeva u danjim terminima.
• Kolica s gumenim kotačima i bez metalnog zveketa.
• Mikrofiber sustav, koji traži manje vode i manje prolaza.

Ponašanje

• Ne ulazi se u sobu u kojoj je sastanak u tijeku. Vraća se kasnije.
• Ne razgovara se glasno i ne koriste se telefoni u radnim prostorijama.
• Ne prolazi se kroz prostor s velikom opremom u vrijeme kad je najviše ljudi.
• Vrata se ne zatvaraju naglo, kolica se ne guraju preko pragova.

Sredstva bez jakog mirisa

Intenzivan miris sredstva u zatvorenom uredu smeta jednako kao buka, a dio ljudi na njega reagira glavoboljom. U danjim terminima koriste se sredstva slabijeg mirisa, a jače kemije ostavljaju za noć kad se prostor može prozračiti prije dolaska ljudi. Na zahtjev radimo eko čišćenje s biorazgradivim sredstvima, što je često prvi zahtjev tvrtki s otvorenim uredom.

Mokri podovi

U prostoru u kojem se ljudi kreću mokri pod je rizik. Radi se u pola širine hodnika, uvijek uz znak upozorenja, a strojno pranje ide samo u terminima kad prolaza nema.

Evidencija odrađenog: kako se zna da je posao napravljen

Kad se čisti noću, naručitelj ne vidi rad. Vidi samo rezultat ujutro, a rezultat je lako pripisati sreći ili nesreći. Zato postoji evidencija.

Što se vodi

• Dnevni zapis po zonama. Što je odrađeno, u kojem terminu i tko je radio.
• Lista periodičnih poslova. Prozori, stijene, rasvjeta, dubinsko pranje sanitarija, pranje tapeciranih stolica, s datumom zadnjeg izvođenja.
• Prijave i nalazi. Curenje slavine, pokvarena brava, oštećen namještaj, prazan spremnik. Zapisujemo i javljamo, jer smo često prvi koji to vide.
• Potrošni materijal. Stanje zaliha papira, sapuna i vrećica, s obavijesti prije nego što nestane.
• Fotodokumentacija na zahtjev. Za poslove koji se rade rijetko i za koje je važno pokazati stanje prije i poslije.

Tko to gleda

Naručitelj dobiva zapis u dogovorenom ritmu, najčešće mjesečno uz račun. Uz to imenujemo jednu osobu kao kontakt za sve, da se ne mora tražiti tko je zadužen za koji dio.

Prijave problema

Kanal za prijavu mora biti jedan i poznat svima. Prijava se potvrđuje istog radnog dana, a ispravlja se u prvom sljedećem terminu ili prije, ovisno o težini.

Kako se mjeri kvaliteta čišćenja

Dojam nije mjerilo. Dojam ovisi o tome tko je zadnji koristio kuhinju i je li netko prosuo kavu deset minuta prije nego što ste prošli.

Kontrolna lista po zonama

Za svaku zonu postoji popis stavki koje se provjeravaju, a svaka je opisana tako da se ne može tumačiti na dva načina. Ne piše čisto ogledalo, nego ogledalo bez tragova i kapi po cijeloj površini. Ne piše uredna kuhinja, nego sudoper bez naslaga, radna ploha obrisana, aparat za kavu izvana čist, koš prazan s novom vrećicom.

Zajednički obilazak

Periodično prolazimo prostor s odgovornom osobom naručitelja i prolazimo listu zajedno. To otkriva razlike u očekivanjima koje se inače nakupljaju mjesecima i eksplodiraju u jednoj poruci.

Signali koji nešto govore

• Broj prijava po mjesecu i kreće li se prema dolje.
• Ponavljaju li se prijave na istom mjestu, što znači da problem nije u trudu nego u planu.
• Nestaje li potrošni materijal prije roka, što znači da je ritam dopune pogrešan.
• Kako izgleda ured u devet ujutro u ponedjeljak, jer je to najteži termin.

Prilagodba plana

Prvi raspored nikad nije konačan. Nakon dva do tri tjedna gotovo uvijek nešto pomičemo, jer stvarni ritam prostora rijetko odgovara onome što je opisano na početku. To je normalan dio posla, a ne priznanje greške.

Detaljniji predložak plana održavanja i učestalosti po prostorijama nalazi se uz redovno održavanje prostora.

Što ulazi u redovni posao, a što se naručuje posebno

Nesporazumi u ovakvim ugovorima gotovo uvijek nastaju oko granice između redovnog i dodatnog. Zato je stavljamo napismeno.

Redovni posao

• Podovi, usisavanje i pranje prema rasporedu zone.
• Radne plohe, stolovi i pultovi, izvana.
• Koševi, pražnjenje i zamjena vrećica.
• Sanitarije, kompletno, uz dopunu potrošnog materijala.
• Kuhinja i blagovaonica, plohe, sudoper, vanjski dio uređaja.
• Ulaz, recepcija, staklo na vratima i ogledala.
• Dodirne točke: kvake, prekidači, tipke dizala.

Naručuje se posebno

• Pranje prozora i staklenih stijena iznutra i izvana, kao pranje prozora.
• Dubinsko pranje tepiha i tapeciranih stolica.
• Strojno pranje i poliranje tvrdih podova.
• Čišćenje nakon preseljenja ureda ili nakon radova.
• Dezinfekcija cijelog prostora izvan redovnog opsega.
• Pranje rasvjetnih tijela i visinsko čišćenje.
• Raščišćavanje arhive i spremišta.

Za ove poslove dajemo cijenu unaprijed, po stavci, da vas nikad ne dočeka iznenađenje na računu. Ako se neki od njih ponavlja, uvrštavamo ga u godišnji plan s okvirnim terminima.

Cijena i kako dogovoriti prvi uvid

Za urede i poslovne prostore raspon je 3,5 do 6,5 eura po kvadratu, uz minimalni izlazak od 70 eura. Rad u prostoru koji radi non stop obično ide prema gornjem dijelu raspona, jer traži više dolazaka, rad u nestandardnim terminima i više koordinacije.

Što diže cijenu: noćni i vikend termini, više kratkih obilazaka umjesto jednog dolaska, velik broj sanitarnih čvorova, zone s posebnim režimom i zahtjev za detaljnom dokumentacijom. Što spušta cijenu: dulji ugovor s fiksnim rasporedom, jedan kontinuiran termin umjesto rascjepkanih, jednostavan pristup bez čekanja na zaštitara i uredno korištenje prostora.

Svi rasponi po uslugama stoje u cjeniku, a konačna cijena se određuje nakon uvida, jer se po kvadraturi ne vidi ni broj sanitarija ni ritam prostora. Za tvrtke izdajemo R1 račun, plaćanje virmanom.

Radimo u Gradu Zagrebu i Zagrebačkoj županiji, s najviše poslovnih prostora u Donjem gradu i Trnju, ali izlazimo i na rubna naselja. Osim ureda pokrivamo i poslovne prostore svih vrsta. Za uvid i besplatnu ponudu u roku od 24 sata javite se preko kontakt obrasca ili nazovite 091 506 5024.